Gestiona tu sistema de reservas en línea con Bookly Pro y WordPress

Federico Line

Escrito por: Federico Line
Publicado: 9 de enero 2023

bookly pro
Después de este artículo serás capaz de gestionar tu sistema de reservas en línea con el software (plugin) Bookly Pro dentro de tu página web WordPress.

Cabe mencionar que no se trata de un tutorial sobre cómo comprar e instalar el sistema, ya que el objetivo de este artículo es que nuestros clientes web o cualquier persona que ya tenga instalado este sistema en su sitio (Bookly Pro + WordPress) sepa cómo gestionar las citas de su negocio el mismo(a); si aún no tienes el sistema puedes conocer más información en su sitio oficial.

Algunos puntos generales que tocaremos serán: conocer la configuración general del sistema, gestionar las citas, gestionar empleados, bloquear días no laborables y mucho más. Aunque te recomiendo leer el artículo completo, también puedes seleccionar el tema que te interese e ir directamente al punto:

Guía rápida

Bookly Pro no necesita mucha presentación, se trata del sistema de software de reservas y programación de citas (plugin) número uno en WordPress.

Si nunca has iniciado sesión en tu sitio web, te recomiendo solicitarle a tu desarrollador tus datos de acceso, si ya tienes los datos pero no sabes como acceder te recomiendo ver completo mi siguiente vídeo: Inicia sesión en tu página web

inicio de sesión wordpress
Una vez inicies sesión en tu sitio web, verás una barra lateral izquierda con distintos menús (Escritorio, Entradas, Medios…), es aquí donde se encontrará el menú de Bookly (debajo de Ajustes).

Dentro de este menú (Bookly) está todo lo relacionado con tu sistema de reservaciones. Al pasar el cursor (o dar clic) se mostrarán todas las características del sistema; dependiendo la configuración de tu sitio web, estará en Español o en Inglés, así que encontrar la opción que buscas realmente será sencillo.

Introducción Bookly plugin

Crear copia de seguridad

¡Esto es importante!, cada vez que inicies sesión en tu sitio web te recomiendo crear una copia de seguridad, de esta manera podrás navegar por todo tu sitio tranquilo(a), hacer ajustes y no tener la preocupación de que puedas eliminar o mover algo “sin querer”; ya que al tener una copia de seguridad podrás reestablecer todo como lo dejaste, solo con un par de clics.

Para crear copias de seguridad, en LINE BRANDING utilizamos All-in-One WP Migration (si eres cliente en LINE ya tienes este plugin pro configurado en tu web).

En la barra lateral izquierda ve al menú All-in-One WP Migration y da clic en copias de seguridad.

All in one wp migration plugin
Dentro de Copias de Seguridad da clic en los tres puntos verticales del menú (lado derecho) y borra la última copia (te preguntará si estás seguro de eliminarla, da clic en aceptar). Una vez eliminada simplemente da clic en Crear Backup y espera a que se cree por sí sola, al finalizar da en cerrar y eso es todo.
copia de seguridad all in one wp migration
Así de sencillo es crear tu copia de seguridad, repite este proceso cada que inicies sesión y pretendas hacer ajustes en tu plugin Bookly, no importa si se trata de un pequeño ajuste, al borrar la copia anterior y crear una nueva podrás hacer cualquier ajuste sin preocuparte (de lo contrario si borras algo, si debes preocuparte).

Si quieres conocer más información sobre las copias de seguridad y como Restaurar tu copia de seguridad, te recomiendo ver mi siguiente vídeo: Copia de seguridad Pro

Panel de Información

panel de información wp
El Panel de información te ayudará a conocer rápidamente los antecedentes de las reservaciones en línea cómo se muestra en la imagen anterior; podrás conocer el número de citas e ingresos para el periodo seleccionado (puedes elegir la fecha dando clic en el pequeño calendario que se muestra debajo del título “Panel de Información”).

Aquí mismo, en la parte inferior, encontrarás un resumen (Analítica) de tus empleados y servicios, para detectar cuál de tus empleados tiene más citas en línea, cuál es tu servicio estrella, y así tomar decisiones importantes.

Calendario

calendario
El Calendario de Bookly te ayudará a ver rápidamente un resumen de todas tus citas, si tienes más de una persona en tu equipo puedes dar clic en cada integrante y se mostrará solo el calendario de esa persona; también puedes filtrar tu calendario por Lista, Día, Semana o Mes.

Cuando tengas citas en tu calendario, podrás entrar a cada una, editarla e incluso cancelarla aquí mismo.

Consejo: Si ya creaste tu Copia de Seguridad entra a tus citas sin miedo, recuerda que ya estás protegido.

bookly calendario

Gestionar Citas

A diferencia del calendario, aquí se mostrarán todas tus citas en forma de lista con la información más relevante, y al igual que en el Panel de Información, puedes seleccionar las citas por fechas específicas desde el menú superior, elegir empleado, cliente, servicio y más.

menu citas wordpress

También podrás ver más información de cada cita haciendo clic en el símbolo azul (+) como se muestra a continuación:

mas información clientes bookly
Por último, podrías editar la cita: cambiar al proveedor del servicio, la hora y el mismo servicio, añadir notas internas que te sirvan de apoyo el día de tu reunión e incluso rechazar o cancelar la cita.

Consejo: En caso de cancelarla no olvides marcar y enviar una notificación a tu cliente y dar Guardar, de lo contrario, si solo quieres editar la cita pero no enviar una nueva notificación, solo desmarca esta opción y guarda tus cambios.

editar cita clientes plugin
Cabe mencionar que las citas se crearán automáticamente, cada vez que alguien envíe el formulario de agendar cita, sus datos se añadirán automáticamente en cada sección (Citas, Calendario, Clientes). Sin embargo, también es posible crear una nueva cita manualmente.

Crear cita manualmente

Por más que queramos digitalizar y automatizar nuestro negocio, siempre existirán clientes que aún no están familiarizados con la tecnología, o que simplemente llamarán y te solicitarán una cita.

Para estos casos te será de mucha ayuda crear una cita manualmente con Bookly Pro y así conservar tu base de datos actualizada.

nueva cita bookly pro
Dentro del mismo menú de Citas, da clic en + Nueva cita (botón verde en la parte superior derecha), y llenas los datos de la cita (Proveedor, Servicio, Fecha, Etc.).

Si se trata de un cliente nuevo, simplemente da clic en + Nuevo cliente, llena sus datos y listo. No olvides comprobar que la casilla de Enviar notificaciones esté activa para que tu cliente reciba la confirmación y recordatorios de la cita, pero sobre todo no olvides Guardar tus cambios, de lo contrario se perderá la información que agregaste.

nuevo cliente wordpress

Gestionar empleados

gestionar empleados plugin de citas
Aquí se mostrarán todos los integrantes de tu equipo; hasta este punto notarás que cada sección tiene el mismo orden, con su barra de filtros en la parte superior, el botón Borrar rojo en la parte inferior derecha y cuando es posible un botón en color verde para añadir ya sea una nueva Cita, o en este caso a un nuevo empleado.

Al dar clic en Editar podrás revisar y modificar la información de cada integrante; puedes navegar en cada submenú que te aparecerá (Detalles, Avanzado, Servicios, Programar, Días Libres).

editar personal bookly
· Detalles: Podrás modificar la fotografía, nombre, teléfono y otros datos importantes de cada integrante (empleado).

· Avanzado: Aquí no es necesario que hagas modificaciones una vez configurado (pero puedes entrar y ver las opciones).

· Servicios: Verás rápidamente los servicios asignados para cada integrante, podrás marcar y/o desmarcar cada servicio, e incluso podrías cambiar el precio por servicio para dicho empleado.

editar personal servicios bookly
· Programar: Encontrarás el horario de cada empleado, esta sección es importante, ya que en las configuraciones del sistema puedes tener un horario general (por ejemplo de 8 AM a 6 PM), pero si un empleado trabaja solo medio tiempo o descansa un día de la semana, es aquí donde podrás hacer dichos ajustes.
editar personal programar
· Días libres: Por último, en esta sección de Bookly Pro, puedes añadir los días libres de cada empleado. De esta manera el sistema bloqueará del calendario los días que dicho empleado no trabajará.

Esto es ideal para cumpleaños, vacaciones o imprevistos individuales, asegurándote que los días que el cliente puede agendar una reunión/llamada realmente si estará disponible.

dias libres personak bookly
Tan sencillo como dar clic en el día o los días que quieres bloquear, elegir No trabajamos este día (podrías elegir que se repita cada año) y guardar los ajustes (no olvides Guardar).

Consejo: No es necesario que agregues aquí los días libres en donde ningún empleado trabajará (navidad, año nuevo…), ya que estos días libres los añadiremos más adelante de manera general para todo el negocio.

Añadir personal

crear personal bookly pro
Para añadir un nuevo integrante tan solo da clic en el botón verde + Nuevo personal, añade su fotografía, nombre, correo y teléfono (puedes agregar más información, aunque con la anterior es suficiente). Después de eso solo da clic en guardar.

Una vez guardado entra en Editar para ese nuevo empleado y agrega más información en cada una de las secciones que acabamos de ver anteriormente (Detalles, servicios…), ya que es necesario asignarle los servicios, comprobar que su horario sea correcto y posiblemente asignar los días libres personales.

Agregar días Feriados generales

Ya vimos cómo agregar días feriados (no laborables) para cada empleado, ideal para su día de descanso o vacaciones; sin embargo, existen días dónde probablemente nadie de tu equipo trabajará, para esto es ideal asignar días feriados generales.

Para esto será necesario entrar a la configuración general de Bookly Pro, para hacerlo ve a Bookly + Configuración y en el menú izquierdo selecciona Feriados, como se muestra a continuación:

bookly dias feriados
Ya en el calendario, selecciona el o los días que quieres bloquear de tu calendario de reservas en línea; puedes dar doble clic sobre un solo día o dar un clic y seleccionar varios días consecutivos.
no trabajamos este dia bookly pro
En la imagen anterior yo di doble clic sobre el día 11 de noviembre, notarás que se marca en color azul y se abre una pequeña pestaña con la opción de seleccionar que será un día inhábil, e incluso seleccionar la casilla de repetir cada año (aquí no es necesario guardar los cambios, si marcas o desmarcas la casilla se guardará automáticamente).

Si seleccionas No trabajamos este día, el o los días seleccionados se marcarán de color amarillo, y si también seleccionas repetir cada año estos aparecerán en color rojo.

Como viste en la imagen anterior, en LINE BRANDING tenemos bloqueado todos los años el agendar una llamada con nosotros desde el día 19 hasta el 31 de diciembre (una de nuestras tantas vacaciones).

Gestionar servicios

Aquí se encuentran todos tus servicios; podrás editarlos, borrarlos, así como crear nuevos servicios y categorías.

servicios bookly pro
Puedes editar toda la información de tu servicio; como el nombre, categoría, precio y proveedores (empleados) e información del servicio.
editar servicio bookly

Consejo: La información que agregues en esta sección aparecerá en la vista de tus usuarios/clientes al momento de agendar la cita, así que cuida el texto que agregues.

Categorías

En el menú superior derecho podrás editar, eliminar o agregar una nueva categoría. Recuerda guardar solo si realizas algún ajuste.

categoria de servicios bookly pro

Añadir servicio

Para esto tan solo da clic en + Añadir servicio, asigna el nombre y da clic en Crear servicio.

crear servicio bookly
Automáticamente se te abrirá una nueva ventana; aquí agrega toda la información de tu servicio; elige la categoría (si aplica), el precio, selecciona el o todos los trabajadores que darán el nuevo servicio y agrega la información que quieras que se muestre al cliente.
editar servicio bookly pro
Antes de guardar (si ya guardaste simplemente entra de nuevo desde el botón Editar) puedes ir al submenú Hora para confirmar la duración del servicio.

Si este servicio aplica para tener una videollamada puedes ir a Avanzado y elegir la herramienta que ya debió configurar desde Bookly Pro tu desarrollador web (por ejemplo, en nuestro caso configuramos Zoom).

editar servicio avanzado bookly

Consejo: Antes de crear un nuevo servicio te recomiendo ver la configuración de los servicios ya creados desde la sección Editar; de esta manera podrás aplicar la misma configuración a tus nuevos servicios, si ves que algo está desactivado dejalo igual.

Una vez listas todas las configuraciones de tu nuevo servicio simplemente da clic en Guardar, recuerda que si no guardas tendrás que comenzar a agregar la información.

Gestionar clientes

informacion clientes bookly
Dentro de clientes de Bookly encontrarás los datos de todas las personas que han solicitado una reunión/llamada contigo. Puedes dar clic en el botón azul junto al nombre del cliente para ver el total de citas, pagos y otros datos (como se muestra con Federico Line).

También puedes editar y agregar más información del cliente desde la opción Editar. Si algún cliente no es relevante, puedes seleccionarlo marcando la casilla junto al botón Editar, y dar clic en Borrar (botón rojo), o por el contrario crear un nuevo cliente manualmente desde el botón verde (+ Nuevo cliente); llena sus datos, guarda y listo, así de sencillo.

Por último, también puedes exportar tu base de datos en un archivo CSV; esto es excelente si quieres tenerlos en Excel o importarlos a un CRM.

Notificaciones de correo electrónico

notificaciones de correl electronico bookly
No hablaré mucho sobre esta sección de Bookly Pro ya que esto ya lo debió configurar tu desarrollador web antes de publicar el sitio. Sin embargo, es importante que sepas que es sencillo hacer ajustes en la información de correo que recibirás tu como propietario (miembro del personal) y cada uno de tus clientes.

El nombre te indica rápidamente que notificación quieres inhabilitar o habilitar (se mostrará en color verde las notificaciones que están activas); por ejemplo, en la imagen anterior puedes ver que cada que alguien agende una cita o la cancele, tanto tu personal como el cliente recibirán una notificación.

Edita las notificaciones de correo

Al entrar a la opción Editar, se te abrirá una nueva pestaña, para este ejemplo yo entraré a editar la Notificación a un miembro del personal acerca cita aprobada.

editar notificaciones de correo bookly
Puedo editar el asunto (título del correo) así como el cuerpo del mismo. Al igual que con cualquier editor de textos, puedo cambiar el tipo de letra, tamaño y darle cierto estilo al texto (aquí yo suelo usar solo negritas).

No te recomiendo cambiar los textos que están dentro del paréntesis, ya que se trata de códigos que Bookly WordPress sustituyen automáticamente; por ejemplo, donde dice {service_name} en tu correo se cambiara por el nombre del servicio que el cliente eligió.

Puedes conocer todos los códigos en la parte inferior de la misma pestaña, si alguno te parece relevante para tu cita puedes agregarla a tu texto, Guardar notificación y hacer una prueba de notificación de correo o crear una reservación tu mismo, y así comprobar como se mostrará realmente.

short code bookly

Notificaciones de SMS

Adicional a las notificaciones de correo electrónico, Bookly Pro ofrece la opción de enviar notificaciones de mensajes de texto (SMS). Para utilizar este servicio necesitas crear una cuenta en su servicio Bookly Cloud, y añadir saldo a dicha cuenta.

Al tratarse de mensajes de texto, la cuenta funcionará como si fuera tu celular, y al igual que con tu celular para enviar notificaciones SMS necesitas tener saldo, este servicio es opcional, si tus clientes suelen utilizar mensajes de texto puede ser interesante que reciban una notificación de correo y también un mensaje de texto en cada reservación.

Crear cuenta Bookly Cloud

bookly cloud pro
Ve a Bookly + Notificaciones de SMS o directamente a Bookly Cloud $; si aún no estás registrado te ofrecerán 5 USD de bono para registrarte, ¡aprovechalos!, así que da clic en Registrarte en el banner superior donde muestra la “oferta”, o da clic en Empezar debajo de “Pago por uso”.

Nota: Antes de crear tu cuenta puedes dar clic en Precios de SMS y conocer el costo que tendrá cada mensaje de texto. Por ejemplo, el costo por mensaje en México es de $0.08 USD (menos de 2 MXN) y el costo por SMS en EUA actualmente es de $0.10 USD (2 MXN aproximadamente).

Una vez entres en Registrarte, te solicitará que agregues un correo, contraseña y así de fácil tendrás creada tu cuenta en Bookly Cloud.

Recarga saldo en Bookly Cloud

notificaciones sms bookly pro
Ya creada tu cuenta, añade tu teléfono en Teléfono del administrador (el número que se mostrará al llegar un SMS). Envía un SMS de prueba para verificar que llega correctamente.

Como se muestra en la imagen anterior, en la parte superior aparece el saldo que tienes actualmente (balance actual), si recibiste tu bono de $5 USD ahí aparecerá el saldo restante después de cada envío de mensajes.

Para recargar saldo simplemente entra en Recargar (al lado de tu balance/saldo); eliges entre la opción de Auto recarga o Pago único y seleccionas la cantidad que quieres añadir de “saldo”.

recargar cuenta bookly cloud
Yo elegiría la opción de Pago único y añadiría solo $10 USD en mi primera recarga; así puedes probar bien el sistema y si te gusta como funciona puedes cargar más saldo siempre que lo desees.

Una vez elijas el monto de tu recarga simplemente eliges pagar entre PayPal o tu tarjeta de crédito/débito y listo, se reflejará el saldo en tu balance actual.

Configura las notificaciones de SMS

Las notificaciones SMS funcionan y se editan igual que las notificaciones de correo que vimos anteriormente, por lo que entras a Editar la notificación y personalizas como quieres que se muestren tus mensajes.

Todas las notificaciones ya tienen un mensaje predeterminado, así que no olvides Guardar en caso de cambiar algo.

editar notificación sms bookly
También podrás deshabilitar o habilitar cada notificación, por ejemplo, si quieres que solo se envíe un mensaje de texto a ti y a tu cliente al momento de hacer una nueva cita, pero que no se envíe un mensaje de texto al momento de cancelarla (ya que con el email que recibirá te es suficiente) entonces puedes habilitar solo las opciones de Notificación acerca de la cita aprobada.
editar notificación sms bookly pro
Las notificaciones SMS de Bookly Pro también traen algunos ajustes más avanzados, cómo lo son enviar notificaciones de texto a días u horas antes de cada cita, e incluso después de la cita como agradecimiento. Sin embargo, para activar esta función es necesario hacer una configuración un poco más avanzada, llamada configuración cron.
configuración cron bookly
No quiero entrar en detalles técnicos un poco “más avanzados” ya que se trata de un artículo sobre la gestión de bookly en español, sin embargo, si te gustaría que añada el paso a paso de como hacer esta configuración házmelo saber abajo en los comentarios.

Conclusión

Como habrás notado, Bookly Pro es un software de reserva y programación de citas muy completo, y debo decir que uno de nuestros favoritos, de hecho, es el sistema que utilizamos en LINE BRANDING para programar nuestras llamadas.

Puede parecer complejo si nunca has gestionado otros sistemas de reservas en línea o si es tu primera vez en WordPress, pero después de practicar un poco aprenderás cada paso de memoria y gestionarás tus citas en línea como todo un profesional.

Piérdele el miedo al sistema, recuerda que si ya creaste tu copia de seguridad lo peor que puede pasar es que “cambies algo”, restablezcas tu copia y todo vuelva a la normalidad.

Si te quedaron dudas sobre alguna de las opciones del plugin Bookly Pro escríbela en los comentarios y trataré de responder cada una de ellas; un fuerte abrazo y todo el éxito en la gestión de tu sistema de reservas en línea.

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